📄 Rechnungen & SEPA

Was ist das Rechnungs-Modul?

Das Rechnungs-Modul macht die Rechnungsstellung in Ihrem Verein einfach und professionell. Erstellen Sie Rechnungen mit beliebig vielen Positionen, individuellen MwSt.-Sätzen und automatischer Netto/Brutto-Berechnung. Jede Rechnung erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer im Format RE-JJJJ-NNN (z. B. RE-2026-001) und kann als professionelles PDF mit Vereinslogo exportiert werden.

Behalten Sie den Überblick mit dem integrierten Dashboard: Auf einen Blick sehen Sie die Gesamtzahl Ihrer Rechnungen, offene Entwürfe, ausstehende Beträge und bereits bezahlte Rechnungen. Filtern Sie nach Status oder Jahr, um schnell die gewünschte Rechnung zu finden.

Zusätzlich erzeugt VereinsPilot SEPA-XML-Dateien (pain.008) für den automatischen Bankeinzug offener Beiträge. Das Rechnungs- und SEPA-Modul ist ab dem Pro-Plan verfügbar.

Funktionen im Detail

Rechnungen erstellen & bearbeiten

• Empfänger wählen: Mitglied per Suchfeld auswählen — Name, Adresse und E-Mail werden automatisch übernommen. Alternativ können Sie einen beliebigen Empfänger als Freitext eingeben.
• Rechnungspositionen: Beliebig viele Positionen mit Beschreibung, Menge, Brutto-Stückpreis und individuellem MwSt.-Satz pro Position.
• Automatische Berechnung: Nettobetrag, MwSt. und Bruttobetrag werden je Position und als Gesamtsumme live berechnet.
• Rechnungsnummer: Automatische, fortlaufende Nummerierung im Format RE-JJJJ-NNN, jahresbezogen und lückenlos.
• Rechnungsdatum & Fälligkeit: Frei wählbar. Das Fälligkeitsdatum wird anhand der konfigurierbaren Zahlungsfrist (Standard: 14 Tage) vorgeschlagen.
• Standard-MwSt.-Satz: Wird aus den Dokumenteinstellungen übernommen und kann pro Rechnung angepasst werden.
• Anmerkungen: Optionales Freitextfeld für interne Notizen oder zusätzliche Hinweise auf der Rechnung.

Status-Workflow

Jede Rechnung durchläuft einen klaren Status-Workflow:

• Entwurf — Die Rechnung ist angelegt, aber noch nicht versendet. Sie kann jederzeit bearbeitet werden.
• Gesendet — Die Rechnung wurde an den Empfänger verschickt. Der offene Betrag erscheint im Dashboard.
• Bezahlt — Die Zahlung ist eingegangen. Es wird automatisch ein Einnahme-Eintrag im Kassenbuch erzeugt und eine Quittung als PDF generiert.
• Storniert — Die Rechnung wurde storniert und kann nicht mehr bearbeitet werden.

PDF-Rechnungen & Quittungen

Jede Rechnung kann als professionelles PDF exportiert werden. Das PDF enthält:

• Briefkopf mit Vereinslogo und Absenderzeile
• Empfängeradresse mit geschlechtsspezifischer Anrede
• Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeitsdatum
• Positionstabelle mit Menge, Stückpreis, MwSt. und Gesamtbetrag
• Aufgliederung nach MwSt.-Sätzen (Netto, MwSt. je Satz, Brutto)
• Überweisungsdaten mit IBAN, BIC und Verwendungszweck
• Konfigurierbarer Schlusstext und Grußformel

Wird eine Rechnung als bezahlt markiert, wird automatisch eine Quittung als PDF erzeugt — mit Quittungsnummer, Zahlungsdatum, Positionstabelle und Betrag in Worten.

Dashboard & Filter

• Übersichtskarten: Gesamtzahl, Entwürfe, offener Betrag und bezahlte Rechnungen auf einen Blick.
• Statusfilter: Alle, Entwurf, Gesendet, Bezahlt oder Storniert — per Segmented Button schnell umschalten.
• Jahresfilter: Rechnungen nach Jahr filtern (z. B. nur 2026).

SEPA-Lastschrifteinzug

Für den automatischen Beitragseinzug generiert VereinsPilot SEPA-XML-Dateien im Format pain.008.001.02 (ISO 20022). Damit ziehen Sie offene Beiträge per Lastschrift direkt vom Konto Ihrer Mitglieder ein.

• Gläubiger-Informationen: Vereinsname, IBAN, BIC und Gläubiger-ID werden aus den Vereinsdaten vorausgefüllt.
• Offene Beiträge auswählen: Wählen Sie gezielt aus, welche Beiträge per Lastschrift eingezogen werden sollen.
• Einzugsdatum festlegen: Gewünschtes Einzugsdatum frei wählbar (Standard: 14 Tage in der Zukunft).
• XML-Datei speichern: Die erzeugte Datei kann direkt im Online-Banking Ihrer Vereinsbank hochgeladen werden.
• Bankenkompatibel: SEPA CORE Direct Debit, kompatibel mit allen deutschen und europäischen Banken.

So funktioniert es

1. Rechnung erstellen: Wählen Sie ein Mitglied per Suchfeld aus oder geben Sie den Empfänger frei ein. Fügen Sie Positionen mit Beschreibung, Menge, Preis und MwSt.-Satz hinzu.
2. Prüfen & senden: Kontrollieren Sie Netto, MwSt. und Brutto in der Live-Vorschau. Markieren Sie die Rechnung als „Gesendet“.
3. PDF exportieren: Erstellen Sie ein professionelles Rechnungs-PDF mit Vereinslogo und Bankverbindung. Versenden Sie es per E-Mail oder drucken Sie es aus.
4. Zahlung verbuchen: Markieren Sie die Rechnung als „Bezahlt“. Der Betrag wird automatisch im Kassenbuch als Einnahme verbucht und eine Quittung als PDF erzeugt.
5. Optional — SEPA-Einzug: Wählen Sie offene Beiträge aus und erzeugen Sie eine SEPA-XML-Datei. Laden Sie diese im Online-Banking hoch, um die Beträge per Lastschrift einzuziehen.

Verbindungen zu anderen Modulen

• Mitgliederverwaltung: Empfängerdaten (Name, Adresse, E-Mail, Geschlecht für Anrede) werden direkt aus den Mitgliedsdaten übernommen.
• Kassenbuch: Beim Markieren als „Bezahlt“ wird automatisch ein Einnahme-Eintrag im Kassenbuch erzeugt — mit Rechnungsnummer und Empfängername als Buchungstext.
• Beitragsverwaltung: Offene Beiträge können über den SEPA-Bereich direkt per Lastschrift eingezogen werden.
• Dokumenteinstellungen: Standard-MwSt.-Satz, Zahlungsfrist, Schlusstext, Grußformel und Fußzeile werden zentral in den Einstellungen konfiguriert und auf alle Rechnungen angewendet.

In welchem Abo enthalten?

Das Rechnungs- und SEPA-Modul ist ab dem Pro-Plan verfügbar:

• Free — Nicht enthalten
• Starter — Nicht enthalten
• Pro — Rechnungen, PDF-Export, Quittungen, SEPA-XML
• Enterprise — Rechnungen, PDF-Export, Quittungen, SEPA-XML

Tipps & Hinweise

• Dokumenteinstellungen konfigurieren: Legen Sie in den Einstellungen Ihren Standard-MwSt.-Satz, die gewünschte Zahlungsfrist und individuelle Texte für Schlussformel und Fußzeile fest.
• Vereinslogo hinterlegen: Damit Ihre Rechnungs-PDFs professionell aussehen, hinterlegen Sie das Vereinslogo in den Vereinseinstellungen.
• Bankverbindung pflegen: Tragen Sie IBAN und BIC in den Vereinsdaten ein, damit die Überweisungsinformationen automatisch auf der Rechnung erscheinen.
• SEPA-Mandate einholen: Bevor Sie Lastschriften einziehen können, benötigen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat und die Gläubiger-ID Ihres Vereins. Holen Sie Mandate idealerweise beim Beitritt ein.
• SEPA-Vorlaufzeit beachten: Reichen Sie SEPA-Lastschriften mindestens 5 Bankarbeitstage vor dem gewünschten Einzugsdatum bei Ihrer Bank ein.
• Kassenbuch-Automatik: Beim Markieren einer Rechnung als „Bezahlt“ wird der Betrag automatisch im Kassenbuch verbucht — eine doppelte Erfassung ist nicht nötig.