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Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 13. März 2026

§ 1 Geltungsbereich

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen dem Betreiber der Plattform VereinsPilot (nachfolgend „Anbieter“) und dem Nutzer (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung der webbasierten Vereinsverwaltungssoftware „VereinsPilot“ (nachfolgend „Plattform“).
  2. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
  3. Die Plattform richtet sich ausschließlich an Vereine, Verbände und sonstige Organisationen (B2B). Die Nutzung als Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

  1. Der Anbieter stellt dem Kunden die Plattform VereinsPilot als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur Verfügung.
  2. Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gewählten Tarif (Free, Starter, Pro, Enterprise) und ist auf der Webseite des Anbieters beschrieben.
  3. Der Anbieter erbringt seine Leistungen nach dem Stand der Technik. Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen, Verfügbarkeit oder Weiterentwicklung besteht nicht, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.
  4. Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Plattform jederzeit zu ändern, zu erweitern oder Funktionen einzuschränken, sofern dies für den Kunden zumutbar ist und der wesentliche Leistungsumfang des gebuchten Tarifs erhalten bleibt.
  5. Optional erhältliche Zusatzmodule (Add-ons) sind Einmalkaufprodukte, die nur in Verbindung mit einem aktiven, kostenpflichtigen Abonnement genutzt werden können. Bei Kündigung des Abonnements wird der Zugang zu den Add-ons gesperrt; die Daten bleiben erhalten und der Zugang wird bei Erneuerung des Abonnements wiederhergestellt.

§ 3 Registrierung und Vertragsschluss

  1. Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Der Kunde bestätigt seine E-Mail-Adresse über einen Aktivierungslink (Double Opt-in).
  2. Der Vertrag kommt mit der erfolgreichen Registrierung und Bestätigung der E-Mail-Adresse zustande.
  3. Der Kunde sichert zu, dass die bei der Registrierung angegebenen Daten vollständig und wahrheitsgemäß sind. Änderungen sind dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.
  4. Jeder Kunde darf nur einen Account pro Organisation anlegen. Die Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte außerhalb der Organisation ist untersagt.

§ 4 Kostenlose Nutzung (Free-Plan)

  1. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos und im Funktionsumfang eingeschränkt. Der Anbieter behält sich das Recht vor, den Free-Plan jederzeit zu ändern, einzuschränken oder einzustellen.
  2. Die verfügbaren Funktionen und Limits (z. B. Anzahl der Mitglieder, Gruppen, Module) richten sich nach dem jeweils gewählten Tarif und der aktuellen Tarifbeschreibung auf der Webseite des Anbieters.

§ 5 Preise, Zahlung und Abrechnung

  1. Die aktuellen Preise ergeben sich aus der Preisliste auf der Webseite des Anbieters. Alle Preise verstehen sich in Euro und inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
  2. Die Abrechnung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Digistore24. Der Kunde akzeptiert mit der Bestellung die Zahlungsbedingungen von Digistore24.
  3. Der Anbieter behält sich das Recht vor, Preise für künftige Abrechnungszeiträume mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen anzupassen. Bestehende Abrechnungszeiträume bleiben unberührt.
  4. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform bis zum Zahlungseingang zu sperren.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

  1. Monatliche Abonnements sind jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündbar. Es gibt keine Mindestlaufzeit.
  2. Jahresabonnements haben eine Laufzeit von 12 Monaten und verlängern sich automatisch um weitere 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird. Eine Kündigung ist jederzeit möglich. Nach erfolgter Kündigung bleibt der Zugang bis zum Ende der bereits bezahlten Laufzeit bestehen. Eine anteilige Rückerstattung bereits gezahlter Beträge erfolgt nicht.
  3. Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende ordentlich kündigen.
  4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:
    • der Kunde gegen diese AGB verstößt und dies trotz Abmahnung nicht abstellt,
    • der Kunde die Plattform missbräuchlich nutzt,
    • der Kunde mit der Zahlung mehr als 30 Tage in Verzug ist.
  5. Nach Vertragsende hat der Kunde 30 Tage Zeit, seine Daten zu exportieren. Danach ist der Anbieter berechtigt, alle Daten des Kunden unwiderruflich zu löschen.

§ 7 Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde ist für die Richtigkeit, Rechtmäßigkeit und Vollständigkeit der von ihm eingegebenen Daten allein verantwortlich. Der Anbieter übernimmt keine Prüfungspflicht hinsichtlich der vom Kunden eingegebenen Inhalte.
  2. Der Kunde stellt sicher, dass er zur Erhebung und Verarbeitung der in die Plattform eingegebenen personenbezogenen Daten (insbesondere Mitgliederdaten) berechtigt ist und alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt.
  3. Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Kunde haftet für alle Aktivitäten, die unter seinem Account stattfinden.
  4. Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere nicht:
    • rechtswidrige, anstößige oder schädliche Inhalte hochzuladen,
    • die Plattform für Spam, Phishing oder andere rechtswidrige Zwecke zu verwenden,
    • die Plattform übermäßig zu belasten oder deren Betrieb zu stören,
    • Sicherheitsmechanismen zu umgehen oder zu manipulieren.
  5. Der Kunde ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung der über die Plattform gespeicherten personenbezogenen Daten verantwortlich. Der Anbieter handelt insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

§ 8 Verfügbarkeit

  1. Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Plattform. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht zugesichert.
  2. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt. Der Anbieter haftet nicht für vorübergehende Einschränkungen durch Wartungsarbeiten, höhere Gewalt, technische Störungen bei Drittanbietern, Cyberangriffe oder sonstige Umstände, die außerhalb seiner Kontrolle liegen.
  3. Bei Längeren Ausfällen (mehr als 72 Stunden am Stück) kann der Kunde für den betroffenen Zeitraum eine anteilige Gutschrift verlangen.

§ 9 Haftungsbeschränkung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt nur für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.
  2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden beschränkt, maximal jedoch auf den Betrag der vom Kunden in den letzten 12 Monaten gezahlten Vergütung.
  3. Der Anbieter haftet nicht für:
    • Schäden, die durch fehlerhafte oder unvollständige Dateneingabe des Kunden entstehen,
    • Schäden durch unbefugten Zugriff auf den Account des Kunden, sofern der Anbieter angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen hat,
    • entgangenen Gewinn, Datenverlust (sofern der Kunde keine eigene Datensicherung vorgenommen hat), mittelbare Schäden oder Folgeschäden,
    • die rechtliche Zulässigkeit der vom Kunden über die Plattform vorgenommenen Datenverarbeitungen,
    • Schäden, die durch Störungen oder Ausfälle bei Drittanbietern (Hosting, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Provider) verursacht werden,
    • steuerliche, rechtliche oder behördliche Konsequenzen, die sich aus der Nutzung der Plattform oder der vom Kunden erstellten Dokumente ergeben.
  4. Die Plattform ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung. Der Kunde ist für die Einhaltung aller für ihn geltenden rechtlichen und steuerlichen Vorschriften allein verantwortlich.
  5. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit von durch die Plattform generierten Berechnungen, Berichten, Dokumenten oder Vorlagen.

§ 10 Freistellung

  1. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die gegen den Anbieter aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung der Plattform durch den Kunden oder aufgrund von vom Kunden eingegebenen Inhalten oder Daten geltend gemacht werden.
  2. Die Freistellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung (einschließlich Anwalts- und Gerichtskosten).

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

  1. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung und im Einklang mit der DSGVO.
  2. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser kann separat angefordert werden unter support@vereinspilot.app.
  3. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Standort Nürnberg) gespeichert.
  4. Sensible Bankdaten (IBAN, BIC) werden zusätzlich mit AES-256-Verschlüsselung geschützt.

§ 12 Geistiges Eigentum

  1. Die Plattform, einschließlich aller Software, Designs, Texte, Logos und sonstigen Inhalte, ist urheberrechtlich geschützt und bleibt im alleinigen Eigentum des Anbieters.
  2. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrages.
  3. Die vom Kunden eingegebenen Daten und Inhalte verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erwirbt daran keine Rechte über die zur Leistungserbringung erforderlichen hinaus.

§ 13 Datensicherung

  1. Der Anbieter führt regelmäßige Backups der Plattformdaten durch. Dies entbindet den Kunden jedoch nicht von seiner eigenen Pflicht zur Datensicherung.
  2. Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste, die trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen eintreten, sofern der Kunde keine eigene Datensicherung vorgenommen hat.

§ 14 Änderungen der AGB

  1. Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern. Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten mitgeteilt.
  2. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf diese Rechtsfolge gesondert hinweisen.
  3. Im Falle eines Widerspruchs steht beiden Parteien ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung zu.

§ 15 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
  2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB ist der Sitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt (salvatorische Klausel).
  4. Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform (E-Mail genügt).

§ 16 Kontakt

Bei Fragen zu diesen AGB wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: support@vereinspilot.app