👥 Mitgliederverwaltung

Was ist die Mitgliederverwaltung?

Die Mitgliederverwaltung ist das zentrale Modul von VereinsPilot. Hier erfassen, bearbeiten und verwalten Sie alle Daten Ihrer Vereinsmitglieder an einem Ort. Ob Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Geburtsdatum — alle Informationen sind übersichtlich in einer sortierbaren Tabelle und in individuellen Mitgliederprofilen organisiert.

Jedes Mitglied erhält einen von sieben farbcodierten Status, kann einer frei wählbaren Rolle zugewiesen und gleichzeitig mehreren Gruppen zugeordnet werden. Vier leistungsstarke Filter — Textsuche, Status, Gruppen und Beitragsstatus — helfen Ihnen, auch bei großen Mitgliederlisten sofort die richtigen Personen zu finden.

Bankdaten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, und der integrierte DSGVO-Export sorgt dafür, dass Sie Auskunftsanfragen mit wenigen Klicks beantworten können. Ob kleiner Hobbyverein oder großer Sportverband — die Mitgliederverwaltung wächst mit Ihrem Verein. Im Free-Plan verwalten Sie bis zu 20 Mitglieder, im Enterprise-Plan gibt es keine Grenze.

Funktionen im Detail

Mitglieder anlegen, bearbeiten & löschen

Erstellen Sie neue Mitglieder mit allen relevanten Stammdaten — Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum und Eintrittsdatum. Bestehende Mitglieder können jederzeit bearbeitet werden. Beim Löschen wird ein Soft-Delete durchgeführt, sodass keine Daten unwiderruflich verloren gehen.

7 Mitgliedsstatus mit Farbcodierung

Jedes Mitglied hat genau einen Status, der in der Tabelle farblich hervorgehoben wird:

• Aktiv (grün) — Ordentliches, aktives Mitglied
• Inaktiv (grau) — Mitgliedschaft pausiert
• Ruhend — Mitgliedschaft ruht vorübergehend
• Ausstehend (orange) — Beitritt beantragt, noch nicht bestätigt
• Ausgetreten (rot) — Mitgliedschaft beendet
• Ehrenmitglied (amber) — Besonderer Status für verdiente Mitglieder
• Jugend (blau) — Jugendliche Mitglieder
• Kind (cyan) — Kinder unter einer bestimmten Altersgrenze

Rollen & Berechtigungen

Weisen Sie jedem Mitglied eine Rolle zu, um Verantwortlichkeiten im Verein abzubilden. Neben den vordefinierten Rollen können Sie über das Autocomplete-Feld auch eigene Rollen frei eingeben:

• Admin — Hauptadministrator mit vollen Rechten (genau einer pro Verein)
• Co-Admin — Stellvertretender Administrator mit vollen Rechten (beliebig viele)
• Vorstand, Kassenwart, Schriftführer, Trainer, Jugendleiter, Pressewart — Vordefinierte Rollen
• Eigene Rollen — Frei wählbare Rollenbezeichnungen über Autocomplete-Eingabe

4 leistungsstarke Filter

Finden Sie sofort die richtigen Mitglieder mit vier kombinierbaren Filtern:

• Textsuche: Durchsuchen Sie Name und E-Mail-Adresse in Echtzeit
• Status-Filter: Filtern Sie nach einem oder mehreren Mitgliedsstatus
• Gruppen-Filter: Hierarchische Filterung nach Gruppen und Abteilungen
• Beitragsstatus-Filter: Filtern Sie nach Offen, Überfällig, Bezahlt, Befreit oder Keine Beiträge

Mehrfach-Gruppenzugehörigkeit

Mitglieder können gleichzeitig mehreren Gruppen und Abteilungen angehören. Die Zuordnung erfolgt bequem über FilterChips im Mitgliederformular. In der Mitgliedertabelle werden die Gruppen als farbige Badges angezeigt, sodass Sie auf einen Blick sehen, wo jedes Mitglied aktiv ist.

Beiträge direkt in der Tabelle

In der Mitgliedertabelle werden die zugewiesenen Beitragskategorien als farbige Chips angezeigt, inklusive Zahlungsstatus. So erkennen Sie sofort, welche Mitglieder offene oder überfällige Beiträge haben — ohne in ein anderes Modul wechseln zu müssen.

Sortierung & Suche

Die Mitgliedertabelle bietet klickbare Spaltenköpfe für eine schnelle Sortierung nach Name, Status, Rolle, Gruppen und Eintrittsdatum. Kombiniert mit der Echtzeitsuche finden Sie jedes Mitglied in Sekundenbruchteilen.

Bankdatenverschlüsselung

Sensible Bankdaten (IBAN, BIC, Kontoinhaber und SEPA-Mandatsreferenz) werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert und sind standardmäßig maskiert. Nur Admins und Co-Admins mit Finanzberechtigung können die vollständigen Daten einsehen.

CSV-Import Starter

Importieren Sie bestehende Mitgliederlisten per CSV-Datei als Bulk-Import. VereinsPilot erkennt automatisch das Trennzeichen (Komma, Semikolon, Tab), konvertiert deutsche Datumsformate (TT.MM.JJJJ → ISO), bereinigt BOM-Zeichen und führt separate Hausnummern automatisch in die Straße zusammen.

DSGVO-Export

Erstellen Sie für jedes Mitglied einen vollständigen JSON-Datenexport gemäß Art. 15 DSGVO. Der Export umfasst alle gespeicherten Daten: Stammdaten, Gruppenzugehörigkeiten, Beiträge, Terminantworten, Nachrichten und Account-Daten — alles in einem strukturierten Format.

Individuelle Felder Pro

Definieren Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Mitglieder. Wählen Sie aus den Feldtypen Text, Zahl, Datum und Dropdown, um genau die Informationen zu erfassen, die Ihr Verein benötigt. Dieses Feature ist ab dem Pro-Plan verfügbar.

Screenshots & Anleitung

So sieht die Mitgliederverwaltung in der Praxis aus — Schritt für Schritt:

So funktioniert es

1. Mitglied anlegen: Klicken Sie auf „Neues Mitglied“ und füllen Sie die Stammdaten aus — oder importieren Sie eine bestehende Liste per CSV-Import.
2. Status & Rolle zuweisen: Wählen Sie einen der 7 Mitgliedsstatus und weisen Sie eine Rolle zu — vordefiniert oder frei eingegeben.
3. Gruppen zuordnen: Ordnen Sie das Mitglied über FilterChips einer oder mehreren Gruppen bzw. Abteilungen zu.
4. Beiträge zuweisen: Direkt im Mitgliederformular können Sie Beitragskategorien zuweisen. Der Zahlungsstatus wird als farbiger Chip in der Tabelle angezeigt.
5. Filtern & Sortieren: Nutzen Sie die 4 Filter (Textsuche, Status, Gruppen, Beitragsstatus) und klickbare Spaltenköpfe, um genau die Mitglieder zu finden, die Sie suchen.

Verbindungen zu anderen Modulen

• Beitragsverwaltung: Weisen Sie Beitragskategorien direkt im Mitgliederprofil zu und verfolgen Sie den Zahlungsstatus.
• Gruppen & Abteilungen: Mitglieder werden über das Gruppenmodul Abteilungen zugeordnet.
• Nachrichten: Senden Sie Nachrichten gezielt an Mitglieder bestimmter Rollen oder Gruppen.
• Termine: Laden Sie Mitglieder rollenbasiert zu Terminen ein.
• Mitglieder-Portal: Mitglieder mit Account können sich im Portal anmelden und ihr Profil verwalten.
• Admin-Portal: Volle Mitgliederverwaltung (CRUD) auch im Browser-basierten Admin-Portal.

In welchem Abo enthalten?

Die Mitgliederverwaltung ist in allen Abo-Plänen enthalten:

• Free — Bis zu 20 Mitglieder, 1 Benutzerplatz
• Starter — Bis zu 150 Mitglieder, 3 Benutzerplätze, CSV-Import, Rechteverwaltung
• Pro — Bis zu 500 Mitglieder, 10 Benutzerplätze, Individuelle Felder
• Enterprise — Unbegrenzte Mitglieder, 20 Benutzerplätze

Tipps & Hinweise

• CSV-Import nutzen: Wenn Sie bisher mit Excel oder einer anderen Software gearbeitet haben, exportieren Sie Ihre Mitgliederliste als CSV und importieren Sie sie in VereinsPilot. Deutsche Datumsformate, verschiedene Trennzeichen und separate Hausnummern werden automatisch erkannt und verarbeitet.
• Rollen sauber pflegen: Nutzen Sie die vordefinierten Rollen (Vorstand, Kassenwart, Trainer etc.) oder erstellen Sie eigene. So können Sie später gezielt Nachrichten und Termine an bestimmte Personenkreise senden.
• Filter kombinieren: Nutzen Sie die 4 Filter gleichzeitig, um z. B. alle aktiven Jugendmitglieder einer bestimmten Gruppe mit offenen Beiträgen zu finden.
• DSGVO beachten: Erstellen Sie bei Anfrage eines Mitglieds den vollständigen JSON-Export mit allen Stammdaten, Gruppen, Beiträgen, Terminen und Nachrichten. So erfüllen Sie die Auskunftspflicht nach Art. 15 DSGVO mit wenigen Klicks.
• Bankdaten schützen: IBAN, BIC, Kontoinhaber und SEPA-Mandatsreferenz werden automatisch verschlüsselt und maskiert. Nur berechtigte Personen können die Daten einsehen.
• Admin-Übergabe: Die Admin-Rolle kann bei einem Vorstandswechsel sicher auf ein anderes Mitglied übertragen werden.