📖 Finanzen & Kassenbuch

Was ist das Finanzmodul?

Das Finanzmodul ist das Herzstück der Vereinsfinanzen in VereinsPilot. Es vereint Beitragsverwaltung, Gehaltszahlungen und SEPA-Lastschrifteinzug in einer einzigen, übersichtlichen Oberfläche. Die Finanzübersicht zeigt Ihnen jederzeit den aktuellen Istbestand (Einnahmen abzüglich Ausgaben), die Summe aller Einnahmen aus bezahlten Beiträgen, die Ausgaben aus Gehaltszahlungen sowie alle ausstehenden und überfälligen Beiträge auf einen Blick.

Für gemeinnützige Vereine ist eine ordnungsgemäße Finanzverwaltung besonders wichtig — sei es für die Mitgliederversammlung, den Kassenprüfer oder das Finanzamt. VereinsPilot unterstützt Sie dabei mit einer klaren Struktur, Statusverfolgung und automatischen Berechnungen.

Finanzübersicht

Auf der Hauptseite des Finanzmoduls sehen Sie sofort drei zentrale Kennzahlen:

• Istbestand: Der aktuelle Kontostand — Summe aller bezahlten Beiträge abzüglich aller Gehaltszahlungen. Farblich hervorgehoben als positiv (grün) oder negativ (rot).
• Einnahmen: Gesamtsumme aller als bezahlt markierten Mitgliedsbeiträge.
• Ausgaben: Gesamtsumme aller Gehaltszahlungen, mit Anzeige der Ausgaben im laufenden Monat.
• Ausstehend: Anzahl und Summe der offenen und überfälligen Beiträge. Per Klick öffnet sich eine Detailansicht mit allen säumigen Mitgliedern und Schnellaktionen.

Funktionen im Detail

Beitragskategorien

Definieren Sie beliebig viele Beitragskategorien für Ihren Verein:

• Name: Bezeichnung der Kategorie (z. B. „Jahresbeitrag Erwachsene“, „Jugendbeitrag“)
• Betrag: Beitragshöhe in Euro
• Intervall: Jährlich, halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich
• Altersbereich: Optionale Einschränkung nach Alter (von/bis), z. B. für Jugendtarife
• Beschreibung: Optionaler Freitext zur Erläuterung
• Aktiv/Inaktiv: Kategorien können deaktiviert werden, ohne sie zu löschen

Beitragslauf (automatische Beitragsgenerierung)

Mit dem Beitragslauf erstellen Sie auf Knopfdruck Beiträge für alle Mitglieder einer Kategorie. Legen Sie den Zeitraum (von/bis) und das Fälligkeitsdatum fest — VereinsPilot erzeugt die einzelnen Beiträge automatisch und zeigt an, wie viele erstellt bzw. übersprungen wurden (z. B. bei bereits vorhandenen Einträgen oder nicht passendem Alter).

Mitgliedsbeiträge verwalten

Alle Mitgliedsbeiträge werden übersichtlich aufgelistet und können nach Status und Kategorie gefiltert werden:

• Statusfilter: Alle, Offen, Überfällig, Bezahlt, Erlassen, Befreit
• Kategoriefilter: Nach Beitragskategorie filtern
• Einzelaktionen pro Beitrag:
  • Zahlung erfassen (mit Betrag, Datum, Zahlungsart, Referenz und Notizen)
  • Als bezahlt markieren
  • Als überfällig markieren
  • Beitrag erlassen
  • Beitrag befreien
  • Mahnstufe setzen (bis Stufe 3)
  • Beitrag stornieren
• Massenaktionen: Mehrere offene Beiträge auswählen und gleichzeitig als bezahlt markieren oder mahnen
• Überfällige automatisch markieren: Alle Beiträge, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, mit einem Klick als überfällig setzen

Zahlungserfassung

Beim Erfassen einer Zahlung geben Sie folgende Details ein:

• Betrag: Vorausgefüllt mit dem offenen Restbetrag
• Zahlungsdatum: Frei wählbar über Kalender
• Zahlungsart: Überweisung, Bar, Lastschrift oder Sonstiges
• Referenz / Verwendungszweck: Optional
• Notizen: Optionales Freitextfeld

Ausstehende Zahlungen (Detailansicht)

Per Klick auf den Bereich „Ausstehend“ in der Finanzübersicht öffnet sich ein Dialog mit allen offenen und überfälligen Beiträgen — gruppiert nach Mitglied. Hier können Sie direkt Aktionen durchführen: als bezahlt markieren, Mahnstufe erhöhen oder den Beitrag erlassen. Die Anzeige umfasst Kategorie, Betrag, Fälligkeitsdatum, Tage überfällig und aktuelle Mahnstufe.

Gehaltszahlungen

Im Tab „Gehaltszahlungen“ sehen Sie eine tabellarische Übersicht aller ausgezahlten Gehälter. Die Auszahlung selbst erfolgt über das Mitarbeitermodul und wird automatisch hier erfasst. Angezeigt werden:

• Mitarbeiter (Name und Typ)
• Betrag
• Zeitraum (Abrechnungsmonat)
• Zahlungsdatum
• Zahlungsart
• Notizen

Die Summe aller Gehaltszahlungen fließt automatisch in die Finanzübersicht als Ausgaben ein.

SEPA-Lastschrift (Pro & Enterprise)

Mit der SEPA-Lastschrift-Funktion generieren Sie eine bankfähige SEPA-XML-Datei (pain.008) zum automatischen Einzug offener Mitgliedsbeiträge. Voraussetzung ist ein Pro- oder Enterprise-Abo.

• Gläubiger-Informationen: Vereinsname, IBAN, BIC und Gläubiger-ID (werden automatisch aus den Vereinsdaten vorausgefüllt)
• Einzugsdatum: Frei wählbar (Standard: 14 Tage in der Zukunft)
• Beitragsauswahl: Einzeln oder alle offenen Beiträge zum Einzug auswählen
• XML-Download: Die generierte Datei kann direkt bei Ihrer Bank hochgeladen werden

Bankdaten-Verschlüsselung

VereinsPilot bietet die Möglichkeit, Bankdaten Ihrer Mitglieder (IBAN, BIC) verschlüsselt zu speichern. Richten Sie eine Passphrase ein (mind. 8 Zeichen), um die Verschlüsselung zu aktivieren. Ohne Passphrase werden Bankdaten im Klartext gespeichert.

Screenshots & Anleitung

So sieht die Finanzübersicht in der Praxis aus:

So funktioniert es

1. Beitragskategorien anlegen: Definieren Sie Ihre Beitragskategorien mit Betrag, Intervall und optionalem Altersbereich.
2. Beitragslauf starten: Wählen Sie eine Kategorie und starten Sie den Beitragslauf — VereinsPilot erzeugt automatisch Beiträge für alle passenden Mitglieder.
3. Zahlungen verwalten: Erfassen Sie eingehende Zahlungen, markieren Sie Beiträge als bezahlt oder setzen Sie Mahnstufen für säumige Zahler.
4. Finanzübersicht prüfen: Behalten Sie Istbestand, Einnahmen, Ausgaben und ausstehende Beträge jederzeit im Blick.
5. SEPA-Lastschrift nutzen: Generieren Sie bei Bedarf eine SEPA-XML-Datei zum automatischen Beitragseinzug (Pro/Enterprise).

Verbindungen zu anderen Modulen

• Mitgliederverwaltung: Beiträge werden Mitgliedern direkt zugeordnet. Die Altersprüfung im Beitragslauf basiert auf den Mitgliederdaten.
• Mitarbeiter & Gehälter: Gehaltszahlungen aus dem Mitarbeitermodul erscheinen automatisch im Finanz-Tab und fließen in die Finanzübersicht ein.
• Statistiken (Pro): Die Finanzdaten liefern die Basis für Finanzkennzahlen und Auswertungen.
• Admin-Portal: Das komplette Finanzmodul ist im browserbasierten Admin-Portal verfügbar — Zugriff haben Admin und Kassenwart.

Beitragsstatus im Überblick

• Bezahlt — Beitrag vollständig beglichen
• Offen — Beitrag erstellt, Zahlung noch ausstehend
• Überfällig — Fälligkeitsdatum überschritten
• Erlassen — Beitrag wurde dem Mitglied erlassen
• Befreit — Mitglied ist von diesem Beitrag befreit
• Storniert — Beitrag wurde storniert

In welchem Abo enthalten?

Das Finanzmodul ist ein Kern-Feature und in allen Abo-Plänen enthalten:

• Free — Beitragskategorien, Beitragsverwaltung, Finanzübersicht
• Starter — Wie Free, plus Gehaltszahlungen und Bankdaten-Verschlüsselung
• Pro — Zusätzlich: SEPA-Lastschrift, Statistiken & Finanz-Auswertungen
• Enterprise — Alle Funktionen inkl. SEPA-Lastschrift & Statistiken

Tipps & Hinweise

• Beitragskategorien sinnvoll strukturieren: Legen Sie getrennte Kategorien für verschiedene Mitgliedergruppen an (z. B. nach Alter oder Abteilung). So behalten Sie den Überblick und können Beitragsläufe gezielt starten.
• Beitragslauf regelmäßig nutzen: Starten Sie den Beitragslauf zu Beginn der jeweiligen Abrechnungsperiode. Bereits vorhandene Einträge werden automatisch übersprungen.
• Überfällige zeitnah markieren: Nutzen Sie die Funktion „Überfällige markieren“, um alle Beiträge nach Fälligkeitsdatum automatisch umzustellen.
• Mahnstufen dokumentieren: VereinsPilot unterstützt bis zu drei Mahnstufen pro Beitrag. So ist bei der Mitgliederversammlung transparent, wer gemahnt wurde.
• Verschlüsselung einrichten: Aktivieren Sie die Bankdaten-Verschlüsselung, um IBAN und BIC Ihrer Mitglieder DSGVO-konform zu schützen. Merken Sie sich die Passphrase gut — sie kann nicht wiederhergestellt werden.
• SEPA-Lastschrift vorbereiten: Beantragen Sie bei Ihrer Bank eine Gläubiger-ID und hinterlegen Sie Ihre Bankdaten in den Vereinseinstellungen. So ist die SEPA-XML-Generierung mit wenigen Klicks erledigt.