📦 Inventar & Ressourcen

Was ist das Inventar-Modul?

Das Inventar-Modul in VereinsPilot gibt Ihnen die volle Kontrolle über alle materiellen Ressourcen Ihres Vereins. Von Sportgeräten über Büromaterial bis hin zu technischer Ausstattung — Sie wissen jederzeit, was vorhanden ist, wo es liegt und wer es gerade nutzt.

Das Modul ist in fünf Bereiche gegliedert: Suche, Kategorien, Gegenstände, Entnahme/Rückgabe und Protokoll. Diese Tabs bieten einen strukturierten Arbeitsablauf von der Erfassung über die Ausleihe bis zur lückenlosen Nachverfolgung.

Das Inventar-Modul ist ab dem Starter-Plan verfügbar.

Die 5 Tabs im Überblick

1. Suche

Die Volltextsuche durchsucht alle Gegenstände nach Name, Beschreibung, Kategorie oder Lagerplatz-Pfad. Jedes Suchergebnis zeigt den exakten Standort als vollständigen Pfad an, z. B. „Sportgeräte › Raum 1 › Regal 3 › Platz 14“. So finden Sie jeden Gegenstand in Sekundenschnelle.

2. Kategorien

Kategorien bilden die oberste Gliederungsebene Ihres Inventars. Jede Kategorie wird mit folgenden Eigenschaften angelegt:

• Ressourcentyp: Raum, Platz oder Ausstattung — bestimmt, welche Eigenschaften die Gegenstände darunter haben
• Farbauswahl: Individuelle Farbe für die visuelle Unterscheidung in der Übersicht
• Genehmigungspflicht: Optional können Entnahmen aus einer Kategorie eine Genehmigung erfordern

3. Gegenstände

Innerhalb einer Kategorie erfassen Sie die einzelnen Gegenstände mit umfangreichen Details:

• Name & Beschreibung: Bezeichnung und weitere Informationen zum Gegenstand
• Lagerplatz: Zuweisung an einen spezifischen Lagerplatz über einen übersichtlichen Baumauswahl-Dialog
• Menge & Einheit: Aktuelle Stückzahl mit frei wählbarer Einheit (Stück, Paar, Satz usw.)
• Mindestmenge: Schwellenwert für automatische Nachbestellwarnung
• Zuweisungen: Gegenstände können an Rollen, Gruppen, Mitglieder oder Mitarbeiter zugewiesen werden

4. Entnahme & Rückgabe

Das integrierte Checkout-System verwaltet die Ausleihe und Rückgabe von Gegenständen:

• Entnahme: Bei Entnahme wird der Bestand automatisch reduziert
• Rückgabe: Bei Rückgabe wird der Bestand automatisch zurückgebucht
• Validierung: Es kann nicht mehr entnommen werden als tatsächlich verfügbar ist
• Rückgabedatum: Optionales Rückgabedatum zur Fristenkontrolle
• Notizen: Jede Entnahme und Rückgabe kann mit einer Notiz versehen werden

5. Protokoll

Das Protokoll ist ein vollständiges Audit-Log aller Entnahmen und Rückgaben. Jeder Eintrag enthält Zeitstempel, beteiligte Person und Status (Entnommen, Zurückgegeben oder Überfällig). So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welchen Gegenstand entnommen oder zurückgegeben hat.

Hierarchische Lagerplatzverwaltung

Ein Kernstück des Inventar-Moduls ist die hierarchische Lagerplatzverwaltung mit bis zu 3 Ebenen Tiefe. So bilden Sie Ihre reale Lagerstruktur exakt digital ab:

• Ebene 1: Raum oder Lager (z. B. „Geräteraum“, „Lager Halle 2“)
• Ebene 2: Regal oder Bereich (z. B. „Regal 3“, „Schrank links“)
• Ebene 3: Platz oder Fach (z. B. „Platz 14“, „Fach oben“)

Bei der Zuweisung eines Gegenstands an einen Lagerplatz öffnet sich ein übersichtlicher Baumauswahl-Dialog, in dem Sie den exakten Standort auswählen. In der Suche und in Detailansichten wird der vollständige Pfad angezeigt, z. B. „Sportgeräte › Raum 1 › Regal 3 › Platz 14“.

Zuweisungen & Zugriffsrechte

Gegenstände zuweisen

Gegenstände können flexibel zugewiesen werden an:

• Rollen: z. B. alle Trainer erhalten Zugriff auf Trainingsmaterial
• Gruppen: z. B. die Jugendmannschaft erhält eigene Trikots
• Einzelne Mitglieder: z. B. ein Mitglied ist für einen Beamer verantwortlich
• Mitarbeiter: z. B. der Platzwart erhält Zugriff auf Pflegegeräte

Gruppen- und Mitarbeiter-Ressourcenzugriff

Admins können Gruppen und Mitarbeitern gezielt Zugriff auf bestimmte Inventarkategorien gewähren. So sehen z. B. die Mitglieder der Tennisabteilung nur die für sie freigegebenen Kategorien, während der Vorstand den vollständigen Überblick behält.

Bestandswarnungen

Für jeden Gegenstand kann eine Mindestmenge hinterlegt werden. Unterschreitet der aktuelle Bestand diesen Wert — etwa durch Entnahmen — zeigt VereinsPilot automatisch eine Nachbestellwarnung an. So stellen Sie sicher, dass wichtiges Verbrauchsmaterial wie Bälle, Trinkflaschen oder Büromaterial rechtzeitig nachbestellt wird.

So funktioniert es

1. Kategorien anlegen: Erstellen Sie Kategorien mit Ressourcentyp (Raum, Platz oder Ausstattung), Farbe und optionaler Genehmigungspflicht.
2. Lagerplätze definieren: Bilden Sie Ihre reale Lagerstruktur mit bis zu 3 Ebenen ab (z. B. Raum → Regal → Platz).
3. Gegenstände erfassen: Fügen Sie Gegenstände mit Menge, Einheit, Mindestmenge und Lagerplatz-Zuweisung hinzu.
4. Zuweisungen vergeben: Weisen Sie Gegenstände an Rollen, Gruppen, Mitglieder oder Mitarbeiter zu.
5. Entnahme & Rückgabe nutzen: Verwalten Sie Ausleihen über das Checkout-System — der Bestand wird automatisch aktualisiert.
6. Protokoll prüfen: Verfolgen Sie alle Bewegungen lückenlos im Audit-Log nach.

Verbindungen zu anderen Modulen

• Kassenbuch: Anschaffungskosten für neue Gegenstände oder Raummieten können im Kassenbuch als Ausgabe verbucht werden.
• Termine: Bei der Terminplanung können Sie den Ort aus Ihren verwalteten Räumen und Plätzen wählen.
• Gruppen: Inventarkategorien können für bestimmte Gruppen freigegeben werden.
• Mitarbeiter: Mitarbeitern kann gezielt Zugriff auf relevante Inventarkategorien gewährt werden.
• Admin-Portal: Das Inventar ist auch im browserbasierten Admin-Portal einsehbar und bearbeitbar.

In welchem Abo enthalten?

Das Inventar-Modul ist ab dem Starter-Plan verfügbar:

• Free — Nicht enthalten
• Starter — Kategorien, Gegenstände, Lagerplätze (3 Ebenen), Suche
• Pro — Alle Starter-Features plus Entnahme/Rückgabe-System und Protokoll
• Enterprise — Alle Inventarfunktionen

Tipps & Hinweise

• Lagerstruktur zuerst anlegen: Definieren Sie Ihre Lagerplätze, bevor Sie Gegenstände erfassen. So können Sie jedem Gegenstand direkt den richtigen Standort zuweisen.
• Mindestmengen sinnvoll wählen: Setzen Sie bei Verbrauchsmaterial (Bälle, Trinkflaschen, Büromaterial) realistische Mindestmengen, damit Sie rechtzeitig nachbestellen können.
• Entnahme konsequent dokumentieren: Nutzen Sie das Entnahme-/Rückgabe-System konsequent. Nur so bleibt das Protokoll vollständig und Sie wissen jederzeit, wo sich Gegenstände befinden.
• Kategorien farblich unterscheiden: Nutzen Sie die Farbauswahl, um verschiedene Bereiche (Sportgeräte, Büromaterial, Veranstaltungstechnik) visuell voneinander abzugrenzen.
• Suche nutzen: Über die Volltextsuche finden Sie jeden Gegenstand sofort — inklusive exaktem Lagerplatz-Pfad.

Screenshots & Anleitung

So sieht die Inventarverwaltung in der Praxis aus — Schritt für Schritt:

1Die Kategorienübersicht zeigt Ressourcentypen mit Beschreibung und Anzahl der Lagerplätze.

2Beim Bearbeiten einer Kategorie wählen Sie Name, Beschreibung, Typ (Raum/Platz/Ausstattung) und Farbe.

3Aufgeklappte Kategorie mit hierarchischer Lagerstruktur: Räume, Regale und Bereiche.

4Lagerplätze lassen sich mit Name, Typ, Nummer, Beschreibung und Kapazität konfigurieren.

5Die Gegenstandsliste zeigt Bestand, Entnahmen und den genauen Lagerort jedes Artikels.

6Beim Anlegen eines Gegenstands wählen Sie den Lagerplatz, tragen Menge und Mindestbestand ein.

7Zwei Gegenstände in der Übersicht — jeweils mit Bestand, Lagerort und Kategorie.

8Im Entnahme-Tab wählen Sie Gegenstand, Menge und Rückgabedatum für die Ausleihe.

9Offene Entnahmen werden mit Mitgliedername, Datum und Rückgabefrist aufgelistet.

10Das Protokoll zeigt chronologisch alle Entnahmen und Rückgaben mit Zeitstempel.

11Die Volltextsuche findet Gegenstände sofort — hier ‘Fußbälle’ mit Bestand und Lagerort.