📂 Dokumentenverwaltung

Was ist die Dokumentenverwaltung?

Die Dokumentenverwaltung in VereinsPilot ist Ihr digitales Vereinsarchiv. Hier laden Sie alle wichtigen Dokumente sicher in die Cloud hoch, kategorisieren sie in sechs Kategorien und finden sie bei Bedarf über die integrierte Textsuche schnell wieder. Ob Satzung, Protokolle, Verträge, Rechnungen oder Bescheinigungen — alles hat seinen festen Platz.

Besonders praktisch ist der integrierte Vorlagen-Editor mit Rich-Text-Formatierung: Erstellen Sie Vorlagen für häufig benötigte Dokumente wie Mitgliedsbescheinigungen, Beitrittsbestätigungen oder Verträge. Dank des Platzhaltersystems mit {{platzhalter}}-Syntax werden beim Generieren automatisch die tatsächlichen Vereins-, Mitglieder- oder Mitarbeiterdaten eingesetzt und als professionelles PDF exportiert.

Ab dem Pro-Plan stehen zusätzlich zwei amtliche Blanko-Vorlagen für Spendenbescheinigungen (Geldzuwendung und Sachzuwendung nach § 10b EStG) zur Verfügung. Die Dokumentenverwaltung ist ab dem Starter-Plan verfügbar und ermöglicht es, Dokumente über das Mitglieder-Portal nach Kategorien sortiert für Mitglieder zum Download bereitzustellen.

Funktionen im Detail

Dokumente-Tab — Upload & Verwaltung

• Cloud-Upload: Laden Sie Dokumente direkt in die sichere Supabase-Storage-Cloud hoch
• Name & Beschreibung: Benennen und beschreiben Sie jedes Dokument für späteres Wiederfinden
• Textsuche: Durchsuchen Sie alle Dokumentnamen per Textsuche und finden Sie jedes Dokument in Sekunden

6 Kategorien

Dokumente werden in sechs fest definierte Kategorien eingeordnet:

• Satzung: Vereinssatzung, Geschäftsordnung, Beitragsordnung
• Protokoll: Sitzungsprotokolle, Versammlungsprotokolle
• Vertrag: Mietverträge, Kooperationsverträge, Arbeitsverträge etc.
• Rechnung: Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Bescheinigung: Mitgliedsbescheinigungen, Spendenbescheinigungen etc.
• Sonstiges: Alle weiteren Unterlagen

Unterordner

Innerhalb der Kategorien Vertrag, Rechnung, Bescheinigung und Sonstiges können Sie Unterordner anlegen, umbenennen und löschen, um Dokumente noch feiner zu organisieren. Beispiel: Unter „Vertrag“ könnten Sie die Unterordner „Mietverträge“ und „Sponsoring-Verträge“ anlegen, unter „Rechnung“ die Unterordner nach Jahr sortieren.

Vorlagen-Tab — Rich-Text-Editor mit PDF-Generierung

Der Vorlagen-Editor ist ein mächtiges Werkzeug für häufig benötigte Dokumente:

• Rich-Text-Editor: Gestalten Sie Vorlagen im integrierten Editor mit vollständiger Formatierungsleiste (fett, kursiv, Listen, Überschriften und mehr)
• Vorlagentypen: Wählen Sie zwischen den Typen Allgemein, Verein, Mitglied, Mitarbeiter und Spende
• Platzhaltersystem: Verwenden Sie die {{platzhalter}}-Syntax mit Variablen aus verschiedenen Kategorien:
  • Verein: Vereinsname, Adresse, IBAN und weitere Vereinsdaten
  • Mitglied: Vorname, Nachname, Adresse und alle Mitgliederdaten
  • Mitarbeiter: Gehalt, Stundenlohn und weitere Beschäftigungsdaten
  • Spende: Betrag, Datum und Spendeninformationen
  • Datum: Aktuelles Datum und Datumsformate
• Personenauswahl: Wählen Sie per Dropdown ein Mitglied oder einen Mitarbeiter aus, um die Vorlage mit echten Daten in der Vorschau zu sehen
• PDF-Generierung: Generieren Sie professionelle PDF-Dokumente direkt aus der Vorlage — mit Vorschau-Dialog und der Option, das PDF herunterzuladen oder direkt in die Dokumentenverwaltung zu speichern
• Dokumenteinstellungen: Passen Sie Kopf- und Fußzeile, Logo und Layout an

Spendenbescheinigungen (ab Pro)

Ab dem Pro-Plan stehen zwei amtliche Blanko-Vorlagen für Spendenbescheinigungen zur Verfügung:

• Geldzuwendung: Amtliches Muster nach § 10b EStG für Bestätigungen über Geldzuwendungen
• Sachzuwendung: Amtliches Muster nach § 10b EStG für Bestätigungen über Sachzuwendungen

Beide Vorlagen werden mit den Vereins- und Spenderdaten automatisch befüllt und als rechtskonforme PDF-Dokumente generiert.

Dokumente im Mitglieder-Portal

Freigegebene Dokumente werden Ihren Mitgliedern im Mitglieder-Portal nach Kategorien sortiert angezeigt und stehen dort zum Download bereit — z. B. die aktuelle Satzung, Hallenordnung oder Formulare.

So funktioniert es

1. Dokument hochladen: Wählen Sie eine Datei aus, vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die passende Kategorie und ggf. einen Unterordner.
2. Vorlage erstellen (optional): Wechseln Sie zum Vorlagen-Tab und erstellen Sie eine Vorlage im Rich-Text-Editor mit {{platzhalter}}-Variablen.
3. Person auswählen: Wählen Sie per Dropdown ein Mitglied oder einen Mitarbeiter aus und sehen Sie die Vorschau mit echten Daten.
4. PDF generieren: Generieren Sie das Dokument als PDF — herunterladen oder direkt in die Dokumentenverwaltung speichern.
5. Dokumente organisieren: Nutzen Sie die sechs Kategorien und Unterordner, um Ihre Dokumente übersichtlich zu halten.

Verbindungen zu anderen Modulen

• Mitgliederverwaltung: Vorlagen-Platzhalter werden automatisch mit Mitglieder- und Vereinsdaten gefüllt.
• Personalverwaltung: Mitarbeiter-Platzhalter (Gehalt, Stundenlohn etc.) für Arbeitsverträge und Bescheinigungen.
• Mitglieder-Portal: Mitglieder sehen freigegebene Dokumente nach Kategorien sortiert und können sie herunterladen.
• Admin-Portal: Dokumente und Vorlagen werden im Admin-Portal erstellt und verwaltet.
• Spendenverwaltung: Spendenbescheinigungen mit automatischer Befüllung der Spenderdaten (ab Pro).
• Rechnungen & SEPA (Pro): Generierte Rechnungen können als Dokumente abgelegt werden.

In welchem Abo enthalten?

Die Dokumentenverwaltung ist ab dem Starter-Plan verfügbar:

• Free — Nicht enthalten
• Starter — Dokumente hochladen, 6 Kategorien, Unterordner, Textsuche, Vorlagen-Editor mit Platzhaltern, PDF-Generierung
• Pro — Alle Starter-Funktionen + amtliche Spendenbescheinigungen (Geld- & Sachzuwendung nach § 10b EStG)
• Enterprise — Alle Dokumentenfunktionen

Tipps & Hinweise

• Unterordner nutzen: Erstellen Sie Unterordner für verschiedene Jahre oder Themen (z. B. „Rechnungen 2026“), um die Übersicht zu behalten. Unterordner lassen sich jederzeit umbenennen oder löschen.
• Vorlagen einmal richtig anlegen: Investieren Sie Zeit in gut gestaltete Vorlagen mit den richtigen {{platzhalter}}-Variablen — Sie werden sie immer wieder verwenden und viel Zeit sparen.
• Vorschau nutzen: Wählen Sie per Dropdown ein Mitglied aus und prüfen Sie in der Vorschau, ob alle Platzhalter korrekt ersetzt werden, bevor Sie das PDF generieren.
• Satzung im Portal bereitstellen: Laden Sie die aktuelle Satzung hoch und machen Sie sie über das Mitglieder-Portal zugänglich. So findet jedes Mitglied sie bei Bedarf.
• Spendenbescheinigungen (Pro): Nutzen Sie die amtlichen Blanko-Vorlagen, um rechtskonforme Spendenbescheinigungen für Ihre Spender zu erstellen.
• Verträge dokumentieren: Nutzen Sie die Kategorie „Vertrag“, um alle laufenden Verträge (Miete, Versicherung, Sponsoring) zentral zu speichern.

Screenshots & Anleitung

So sieht die Dokumentenverwaltung in der Praxis aus — Schritt für Schritt: