🛠 Admin-Portal

Was ist das Admin-Portal?

Das Admin-Portal ist die browserbasierte Verwaltungszentrale von VereinsPilot. Über vereinspilot.app/admin/ können Vorstandsmitglieder und berechtigte Personen von jedem Gerät mit Internetverbindung auf alle Vereinsdaten zugreifen — als Progressive Web App (PWA) direkt im Browser, ohne Installation.

Das Admin-Portal bietet den vollen Funktionsumfang mit über 12 Funktionsbereichen: Dashboard mit Statistikkarten, Mitgliederverwaltung mit CSV-Import und DSGVO-Export, Beiträge und Finanzen, Kalender mit 4 Ansichten, Nachrichten mit dynamischem Targeting, Dokumente mit Vorlagen und PDF-Generierung, Gruppen mit 3-Ebenen-Hierarchie, Mitarbeiter mit Gehaltsverwaltung, Inventar mit Checkout-System, Erfolge, umfassende Statistiken und flexible Einstellungen. Alles in einer modernen, responsiven Web-Oberfläche mit einklappbarer Sidebar (Desktop) und Hamburger-Menü (Mobil).

Der Zugang ist rollenbasiert: Nur Admins, Co-Admins, Vorstände und Kassenwärte können sich im Admin-Portal anmelden. Die Registrierung erfolgt per E-Mail und Passwort mit verpflichtender AGB/Datenschutz-Lektüre und Double Opt-In. Darüber hinaus bietet ein granulares Berechtigungssystem mit 9 Berechtigungskategorien die Möglichkeit, einzelne Funktionsbereiche gezielt für bestimmte Personen freizuschalten oder zu sperren.

Funktionen im Detail

Dashboard

Die Startseite begrüßt Sie persönlich und zeigt auf einen Blick den aktuellen Stand Ihres Vereins:

• Statistikkarten: Mitglieder, Finanzen, Gruppen, Mitarbeiter und Inventar — alle wichtigen Kennzahlen kompakt auf einen Blick
• Nächste 5 Termine: Anstehende Vereinstermine direkt auf dem Dashboard
• 10 Schnellaktionen: Die häufigsten Verwaltungsaufgaben sind nur einen Klick entfernt

Mitgliederverwaltung

• CRUD: Mitglieder anlegen, bearbeiten, löschen (mit Bestätigungsdialog)
• CSV-Import (ab Starter): Bestehende Mitgliederlisten per CSV-Datei importieren (automatische Erkennung von Trennzeichen, Datumsformaten und BOM)
• DSGVO-Export: Alle personenbezogenen Daten eines Mitglieds auf Knopfdruck exportieren
• 4 Filter: Suche (Name), Status, Gruppe und Beitragsstatus — kombinierbar für schnelles Finden
• 8 Status: Aktiv, Inaktiv, Ruhend, Ausstehend, Ausgetreten, Ehrenmitglied, Jugend, Kind — jeweils farbcodiert
• Rollen: Admin, Co-Admin, Vorstand, Kassenwart, Schriftführer, Trainer, Jugendleiter, Pressewart und benutzerdefinierte Rollen
• Multi-Gruppen-Mitgliedschaft: Jedes Mitglied kann mehreren Gruppen gleichzeitig zugeordnet werden
• Bankdatenverschlüsselung: IBAN und BIC werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, standardmäßig maskiert und nur für Admins/Co-Admins einsehbar

Nachrichten (Pinnwand)

• Nachrichtentypen: Ankündigungen, Informationen und Warnungen mit unterschiedlichen Prioritäten
• Dynamisches Targeting: Nachrichten an alle, bestimmte Rollen, bestimmte Gruppen oder nur an Mitarbeiter senden
• Angeheftete Nachrichten: Wichtige Nachrichten oben auf der Pinnwand fixieren
• E-Mail-Benachrichtigung: Mitglieder werden automatisch per E-Mail über neue Nachrichten informiert

Termine & Kalender

• 4 Kalenderansichten: Tag, Woche, Monat und Jahr — für optimale Übersicht
• 5 Termintypen: Verschiedene Kategorien für Training, Versammlung, Wettkampf und mehr
• Wiederkehrende Termine: Regelmäßige Termine nur einmal anlegen
• RSVP mit Kommentaren: Mitglieder können zu- oder absagen und Kommentare hinterlassen
• Farbcodierung: Termintypen werden farblich unterschieden für schnelle Orientierung
• E-Mail-Benachrichtigung: Mitglieder werden automatisch per E-Mail über neue Termine informiert

Finanzen

• 4 Tabs: Beitragskategorien, Mitgliedsbeiträge, Gehaltszahlungen und SEPA-Lastschrift
• Finanzübersicht: Istbestand, Einnahmen, Ausgaben und ausstehende Beträge auf einen Blick
• Beitragskategorien: Kategorien anlegen, bearbeiten und löschen
• Mitgliedsbeiträge: Beiträge zuweisen, Zahlungen erfassen und Status verfolgen
• Gehaltszahlungen: Gehälter auszahlen mit automatischer Kassenbuchverknüpfung
• Mahnwesen: Überfällige Beiträge erkennen und Mahnungen verwalten
• Beitragsbefreiung: Einzelne Mitglieder von Beiträgen befreien
• SEPA-Lastschrift: Lastschrifteinzug für Mitgliedsbeiträge

Gruppen

• 3-Ebenen-Hierarchie: Gruppen und Untergruppen bis zu 3 Ebenen tief organisieren
• Mitglieder-Zuordnung: Mitglieder einer oder mehreren Gruppen zuordnen
• Ressourcenzugriff: Inventar und Räume für bestimmte Gruppen freigeben
• Farbcodierung: Jede Gruppe erhält eine eigene Farbe für bessere Übersicht

Mitarbeiter

• 5 Anstellungstypen: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Freelancer und Ehrenamt
• Gehaltsverwaltung: Gehälter festlegen und Zahlungen buchen
• Ressourcenzugriff: Mitarbeitern Zugang zu Inventar und Räumen gewähren

Inventar

• 5 Tabs: Suche, Kategorien, Gegenstände, Entnahme/Rückgabe und Protokoll
• Hierarchische Lagerplätze: Lagerorte strukturiert verwalten
• Checkout/Return: Gegenstände entnehmen und zurückgeben mit lückenloser Bestandsführung
• Protokoll: Vollständige Historie aller Entnahmen und Rückgaben

Dokumente & Vorlagen

• Upload: Dokumente hochladen und nach Kategorien organisieren
• Unterordner: Dokumente innerhalb von Kategorien in Unterordner sortieren
• Vorlagen mit Platzhaltern: Dokumentvorlagen mit dynamischen Platzhaltern erstellen (z. B. Mitgliedsname, Datum, Verein)
• PDF-Generierung: Aus Vorlagen automatisch ausgefüllte PDF-Dokumente generieren
• Spendenbescheinigungen: Spendenbescheinigungen direkt aus dem System erstellen

Erfolge

• Galerie: Vereinserfolge mit Bildupload und automatischer Bildkomprimierung dokumentieren
• Kategorien: Erfolge nach Sport oder Kategorie einordnen
• Datum: Erfolge mit Datum versehen für eine chronologische Übersicht

Statistiken

• 8+ Diagramme: Umfassende visuelle Auswertungen für fundierte Entscheidungen
• Mitgliederstatus: Verteilung der Mitglieder nach Status
• Altersstruktur: Altersverteilung der Mitglieder
• Ein- und Austritte: Entwicklung der Mitgliederzahlen über die Zeit
• Beitragseinnahmen: Übersicht über eingegangene und ausstehende Beiträge
• Rollenverteilung: Verteilung der Mitglieder auf verschiedene Rollen
• Gruppengrößen: Anzahl der Mitglieder pro Gruppe

Einstellungen

• Vereinsdaten: Name, Adresse und Kontaktdaten des Vereins pflegen
• Benutzerkonten: Mitglieder-Accounts einladen, verwalten und Masseneinladungen versenden
• Individuelle Felder (Pro+): Eigene Datenfelder für Mitglieder definieren
• Rechteverwaltung: 9 granulare Berechtigungen konfigurieren (siehe unten)

Registrierung & Zugang

• Registrierung: Per E-Mail und Passwort mit verpflichtender AGB- und Datenschutz-Lektüre
• Double Opt-In: E-Mail-Bestätigung für sichere Kontoerstellung
• Admin-Übergabe: Bei Vorstandswechsel kann die Admin-Rolle sicher übertragen werden
• Portal-Wechsel: Berechtigte Nutzer (Admin, Co-Admin, Vorstand, Kassenwart) können zwischen Admin- und Mitglieder-Portal wechseln

Granulare Berechtigungen (Rechtesystem)

Das Admin-Portal bietet ein feingranulares Berechtigungssystem mit 9 Berechtigungskategorien:

• Mitglieder: Zugriff auf die Mitgliederverwaltung
• Finanzen: Zugriff auf Beiträge, Kassenbuch und Gehälter
• Gruppen: Zugriff auf Gruppen und Abteilungen
• Inventar: Zugriff auf die Inventar- und Ressourcenverwaltung
• Dokumente: Zugriff auf Dokumente und Vorlagen
• Nachrichten: Zugriff auf die Nachrichtenverwaltung
• Termine: Zugriff auf den Kalender und die Terminverwaltung
• Mitarbeiter: Zugriff auf die Mitarbeiterverwaltung
• Einstellungen: Zugriff auf die Vereinseinstellungen

Admins und Co-Admins haben automatisch Zugriff auf alle Bereiche. Für andere Rollen (Vorstand, Kassenwart, etc.) können die Berechtigungen individuell konfiguriert werden. Die Navigation passt sich automatisch an — nicht freigegebene Bereiche werden ausgeblendet.

Datensicherheit

• Verschlüsselung: Sensible Bankdaten (IBAN, BIC) werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert
• Maskierung: Bankdaten sind standardmäßig maskiert und nur für Admins/Co-Admins einsehbar
• Vereinsschlüssel: Der Verschlüsselungsschlüssel wird pro Verein verwaltet
• DSGVO-Export: Alle personenbezogenen Daten eines Mitglieds können auf Anfrage exportiert werden

Responsive Design

• Desktop: Einklappbare Sidebar für schnelle Navigation zwischen allen Bereichen
• Mobil: Hamburger-Menü für komfortable Bedienung auf Smartphones und Tablets
• PWA: Das Admin-Portal läuft als Progressive Web App — installierbar, aber auch direkt im Browser nutzbar

Screenshots & Anleitung

So sieht das Dashboard des Admin-Portals aus:

So funktioniert es

1. Registrieren: Öffnen Sie vereinspilot.app/admin/ und erstellen Sie ein Konto mit E-Mail und Passwort. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse per Double Opt-In.
2. Dashboard erkunden: Nach der Anmeldung begrüßt Sie das Dashboard mit Statistikkarten, den nächsten 5 Terminen und 10 Schnellaktionen für häufige Aufgaben.
3. Navigieren: Über die einklappbare Sidebar (Desktop) oder das Hamburger-Menü (Mobil) erreichen Sie alle 12+ Funktionsbereiche: Mitglieder, Nachrichten, Termine, Finanzen, Gruppen, Mitarbeiter, Inventar, Dokumente, Erfolge, Statistiken und Einstellungen.
4. Mitglieder einladen: Laden Sie Ihre Vorstandskollegen als Benutzer ein und konfigurieren Sie deren Berechtigungen individuell über die 9 Berechtigungskategorien.
5. Mitglieder-Portal verbinden: Vereinsmitglieder erhalten über das Mitglieder-Portal Zugang zu Terminen, Nachrichten und Dokumenten, die Sie im Admin-Portal erstellen.

Verbindungen zu anderen Modulen

• Zentrale Verwaltung: Das Admin-Portal ist die zentrale Verwaltungsoberfläche für alle VereinsPilot-Module und -Funktionen.
• Mitglieder-Portal: Termine, Nachrichten, Dokumente und Gruppen, die im Admin-Portal erstellt werden, sind für Mitglieder im Mitglieder-Portal sichtbar. RSVP-Rückmeldungen und Kommentare fließen zurück ins Admin-Portal.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Bei neuen Terminen und Nachrichten werden Mitglieder automatisch per E-Mail informiert.
• Portal-Wechsel: Berechtigte Benutzer (Admin, Co-Admin, Vorstand, Kassenwart) können direkt zwischen Admin- und Mitglieder-Portal wechseln.

In welchem Abo enthalten?

Das Admin-Portal ist in allen Abo-Plänen enthalten:

• Free — Admin-Portal mit 1 Benutzerplatz
• Starter — Admin-Portal mit 3 Benutzerplätzen
• Pro — Admin-Portal mit 10 Benutzerplätzen
• Enterprise — Admin-Portal mit 20 Benutzerplätzen

Die im Admin-Portal verfügbaren Funktionen richten sich nach dem jeweiligen Abo-Plan (z. B. Inventar, Mitarbeiter und Dokumente ab Starter, individuelle Felder ab Pro). Alle Pläne bieten die volle Admin-Portal-Oberfläche mit Dashboard, Statistiken und responsivem Design.

Tipps & Hinweise

• Als PWA installieren: Installieren Sie das Admin-Portal als PWA auf Ihrem Gerät für schnellen Zugriff — oder setzen Sie ein Lesezeichen auf vereinspilot.app/admin/.
• Berechtigungen frühzeitig einrichten: Konfigurieren Sie die 9 Berechtigungen für Ihre Vorstandsmitglieder, damit jeder nur die Bereiche sieht, für die er zuständig ist.
• CSV-Import nutzen: Sie haben bereits eine Mitgliederliste? Importieren Sie diese per CSV — VereinsPilot erkennt Trennzeichen und Datumsformate automatisch.
• Mehrere Nutzer: Nutzen Sie die Benutzerplätze, um mehreren Vorstandsmitgliedern eigene Zugänge zu geben. So können Aufgaben verteilt werden.
• Statistiken im Blick: Nutzen Sie die 8+ Diagramme unter Statistiken, um fundierte Entscheidungen für Ihren Verein zu treffen.
• Admin-Übergabe: Bei einem Vorstandswechsel kann die Admin-Rolle sicher auf das neue Vorstandsmitglied übertragen werden.
• Verschlüsselung: Bankdaten werden automatisch mit AES-256-GCM verschlüsselt. Sie müssen sich um die technischen Details nicht kümmern — VereinsPilot übernimmt das für Sie.
• DSGVO-konform: Mit dem integrierten DSGVO-Export können Sie jederzeit alle personenbezogenen Daten eines Mitglieds exportieren und Auskunftsanfragen schnell beantworten.