Hilfe & häufig gestellte Fragen

VereinsPilot ist eine umfassende Vereinsverwaltungssoftware, die speziell für deutsche Vereine entwickelt wurde. Sie vereint Mitgliederverwaltung, Beitragswesen, Kassenbuch, Terminplanung, Dokumentenverwaltung und vieles mehr in einer Anwendung. VereinsPilot ist als Web-App (Admin-Portal und Mitglieder-Portal) verfügbar.

Der einfachste Weg: Registrieren Sie sich über das Admin-Portal mit Ihrer E-Mail-Adresse. Nach der Bestätigung können Sie sofort loslegen — Verein anlegen, Mitglieder erfassen und alle Funktionen nutzen. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos.

Ja, ab dem Starter-Plan. VereinsPilot unterstützt den CSV-Import. Exportieren Sie Ihre Mitgliederdaten aus Ihrer bisherigen Software oder Excel-Tabelle als CSV-Datei und importieren Sie sie in VereinsPilot. Der Import erkennt automatisch das Trennzeichen und konvertiert deutsche Datumsformate (TT.MM.JJJJ). Hausnummern werden automatisch in das Adressfeld übernommen.

Ja. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos und umfasst bis zu 20 Mitglieder, 1 Benutzerplatz, Mitgliederverwaltung, Beiträge, Kassenbuch, Termine und Nachrichten. Für wachsende Vereine stehen die Pläne Starter (ab 19 €/Monat), Pro (ab 34 €/Monat) und Enterprise (ab 79 €/Monat) zur Verfügung.

Im Admin-Portal navigieren Sie zu „Mitglieder“ und klicken auf „Neues Mitglied“. Geben Sie die gewünschten Daten ein — mindestens Vorname und Nachname. Weitere Felder wie Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Gruppenzugehörigkeit und Beitragskategorie können optional ausgefüllt werden.

VereinsPilot unterstützt fünf Status: Aktiv (grün), Inaktiv (grau), Ausstehend (orange), Ausgetreten (rot) und Ehrenmitglied (bernstein). Der Status kann jederzeit geändert werden und wirkt sich auf Auswertungen und Bestandserhebungen aus.

Ja. Seit Version 1.0 unterstützt VereinsPilot die Mehrfachzugehörigkeit. Ein Mitglied kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet werden. Die Gruppenzugehörigkeit wird in der Mitgliederliste als farbige Chips angezeigt.

Das Mitglieder-Portal ist eine Web-App, über die Vereinsmitglieder selbständig auf Informationen zugreifen können: Termine einsehen und zu-/absagen, Nachrichten lesen, eigene Beiträge prüfen, das Mitgliederverzeichnis durchsuchen und ihr Profil (inkl. Avatar) verwalten. Mitglieder-Konten werden vom Admin per Einladung erstellt. Die Funktion ist ab dem Starter-Plan verfügbar.

Öffnen Sie vereinspilot.app/app/ in Ihrem Browser. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Anmelden“. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf „Passwort vergessen?“ — Sie erhalten einen Link per E-Mail, mit dem Sie ein neues Passwort setzen können.

Es gibt zwei Wege: Entweder erhalten Sie eine Einladungs-E-Mail von Ihrem Verein mit einem Aktivierungslink, oder Sie nutzen das Online-Anmeldeformular Ihres Vereins. Beim Anmeldeformular geben Sie Name, E-Mail, Passwort und ggf. eine Gruppenzugehörigkeit an. Sie müssen die Datenschutzerklärung und die AGB lesen und bestätigen, bevor die Registrierung abgeschlossen werden kann. Nach der Registrierung können Sie sich direkt im Portal anmelden.

Die Startseite begrüßt Sie persönlich mit Ihrem Namen und dem Vereinsnamen. Darunter finden Sie ein Kachelraster mit Schnellzugriffen zu allen Bereichen: Termine, Nachrichten, Beiträge, Gruppen, Dokumente, Umfragen und Mitgliederverzeichnis. Das Raster passt sich automatisch an Ihr Gerät an — drei Spalten am Desktop, eine Spalte auf dem Smartphone.

Im Bereich „Termine“ sehen Sie alle kommenden Vereinstermine in einer Kalenderansicht oder Listenansicht. Klicken Sie auf einen Termin, um den Detaildialog zu öffnen. Dort sehen Sie Datum, Uhrzeit, Ort und können mit einem Klick zusagen (grün), „Vielleicht“ (orange) oder absagen (rot). Optional können Sie einen Kommentar hinterlassen, z. B. „Komme 15 Min. später“. Die Teilnehmerliste zeigt alle Rückmeldungen, gruppiert nach Status.

Jeder Termintyp hat eine eigene Farbe: Blau = Training, Orange = Sitzung, Rot = Wettkampf, Lila = Gesellige Veranstaltung, Türkis = Allgemeiner Termin. Hat ein Tag mehr als zwei Termine, wird ein „+1“-Hinweis angezeigt.

Nachrichten können vom Vorstand gezielt an bestimmte Rollen oder Gruppen gesendet werden. Sie sehen nur Nachrichten, die an Ihre Rolle (z. B. „Mitglied“, „Trainer“) oder an Gruppen gerichtet sind, denen Sie angehören. Nachrichten an übergeordnete Gruppen sind ebenfalls sichtbar.

Eine orangefarbene Stecknadel markiert angepinnte (wichtige) Nachrichten. Ein rotes Ausrufezeichen zeigt hohe Priorität an. Die farbigen Badges kennzeichnen den Typ: Blau = Ankündigung, Grün = Veranstaltung, Rot = Wichtig.

Im Bereich „Meine Beiträge“ finden Sie eine Übersicht mit drei Kennzahlen-Karten: Offen (Gesamtbetrag offener Beiträge), Bezahlt (Summe beglichener Beiträge) und ggf. Überfällig (Anzahl überfälliger Posten). Darunter sehen Sie jeden einzelnen Beitrag mit Kategorie, Fälligkeitsdatum, Betrag und farbigem Status: Grün = bezahlt, Orange = offen, Rot = überfällig.

Im Bereich „Umfragen“ sehen Sie alle aktiven Umfragen, die für Ihre Rolle oder Gruppe bestimmt sind. Der Status-Badge zeigt „Offen“ (orange) oder „Beantwortet“ (grün). Klicken Sie auf eine Umfrage, um sie zu beantworten. Es gibt vier Fragetypen: Einfachauswahl (Radiobuttons), Mehrfachauswahl (Checkboxen), Freitext und Sternebewertung (1–5 Sterne). Pflichtfragen sind mit einem roten Sternchen markiert.

Im Bereich „Dokumente“ finden Sie alle vom Verein bereitgestellten Dateien, nach Kategorien sortiert (Satzung, Protokoll, Vertrag, Rechnung, Bescheinigung). Jede Dokumentenkarte zeigt den Namen, das Hochladedatum und die Dateigröße. Klicken Sie auf den Download-Button (Pfeil-Symbol) rechts auf der Karte, um das Dokument herunterzuladen.

Im Bereich „Mitglieder“ finden Sie ein Suchfeld oben auf der Seite. Tippen Sie einen Namen, eine Rolle (z. B. „Trainer“) oder eine E-Mail-Adresse ein — die Ergebnisse filtern sich in Echtzeit. Klicken Sie auf ein Mitglied, um den Profildialog mit Kontaktdaten und Beitrittsdatum zu öffnen. Hinweis: Kontaktdaten sind nur sichtbar, wenn das jeweilige Mitglied sie in seinen Profileinstellungen freigegeben hat.

Gehen Sie zum Bereich „Profil“ und klicken Sie auf den großen Avatar-Kreis mit Ihren Initialen. Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in dem Sie ein Bild von Ihrem Gerät auswählen können. Die maximale Dateigröße beträgt 2 MB. Nach dem Upload wird Ihr neues Profilbild sofort überall im Portal angezeigt.

In den Profileinstellungen unter „Sichtbarkeit“ können Sie mit zwei Schaltern festlegen, ob Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer im Mitgliederverzeichnis sichtbar sein sollen. Standardmäßig sind diese Daten ausgeblendet.

Im Bereich „Profil“ finden Sie unter „Benachrichtigungen“ drei Schalter: Termine (bei neuen Vereinsterminen), Nachrichten (bei neuen Vereinsnachrichten) und Beiträge (bei Beitragsänderungen). Aktivieren Sie die gewünschten Schalter und speichern Sie Ihr Profil.

Ja. In den Profileinstellungen unter „Darstellung“ finden Sie den Schalter „Dunkles Design“. Damit wechseln Sie zwischen dem hellen Tagmodus und dem dunklen Nachtmodus. Die Einstellung gilt sofort und bleibt gespeichert.

Auf dem Smartphone zeigt die untere Navigationsleiste fünf Tabs: Start, Termine, News, Beiträge und „Mehr“. Tippen Sie auf „Mehr“, um zur Profilseite zu gelangen. Dort finden Sie oben Schnellzugriffe zu „Meine Gruppen“, „Dokumente“ und „Mitglieder“. Auf dem Desktop sind alle zehn Bereiche direkt in der linken Navigationsleiste sichtbar.

Ja. Das Mitglieder-Portal ist eine Progressive Web App (PWA). Öffnen Sie vereinspilot.app/app/ in Ihrem Smartphone-Browser und wählen Sie „Zum Startbildschirm hinzufügen“ (bei Safari) oder „App installieren“ (bei Chrome). Danach öffnet sich das Portal wie eine native App — mit eigenem Icon und ohne Browser-Leiste.

Gehen Sie in den Bereich „Profil“ und scrollen Sie ganz nach unten zur „Gefahrenzone“. Klicken Sie auf „Account löschen“. Ein Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Zur Sicherheit müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben. Ihre Mitgliedsdaten bleiben beim Verein erhalten, aber Ihr Login-Zugang und Ihr Profil werden dauerhaft gelöscht.

Mitglieder mit einer Leitungsrolle (Admin, Co-Admin, Vorstand oder Kassenwart) sehen in der Kopfzeile des Portals rechts neben dem Rollen-Badge einen Zahnrad-Button („Zum Admin-Portal“). Ein Klick darauf öffnet direkt das Admin-Portal — ohne erneute Anmeldung.

Legen Sie zunächst Beitragskategorien an (z. B. „Jahresbeitrag Erwachsene“, „Familienbeitrag“). Weisen Sie diese Kategorien dann Ihren Mitgliedern zu. VereinsPilot erstellt automatisch die offenen Beiträge. Wenn ein Beitrag als bezahlt markiert wird, erzeugt das System automatisch eine Kassenbuchbuchung. Überfällige Beiträge werden farblich hervorgehoben (orange = offen, rot = überfällig, grün = bezahlt).

Ja, ab dem Pro-Plan. VereinsPilot kann SEPA-XML-Dateien generieren, die Sie bei Ihrer Bank einreichen können. Die Bankdaten (IBAN/BIC) werden verschlüsselt gespeichert und sind standardmäßig maskiert — nur Administratoren und Co-Admins können sie sichtbar machen.

Das Kassenbuch ist ein Kernfeature, das in allen Plänen enthalten ist. Erfassen Sie laufende Einnahmen und Ausgaben manuell oder lassen Sie diese automatisch über Beitragszahlungen erzeugen. Ab dem Starter-Plan kommen Gehaltszahlungen hinzu. Das Kassenbuch zeigt den aktuellen Kontostand und die Finanzübersicht.

Das Erfolge-Modul ist eine digitale Chronik für die Leistungen Ihres Vereins. Dokumentieren Sie Turniersiege, Meisterschaften, Auszeichnungen und besondere Vereinsmomente — mit Titel, Sportart, Beschreibung, Bild und Datum. Die Erfolge sind für alle Mitglieder im Mitglieder-Portal sichtbar. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf der Modul-Seite Vereinserfolge.

Nur Admins, Co-Admins und Vorstandsmitglieder können Erfolge erstellen, bearbeiten und löschen. So wird sichergestellt, dass nur offizielle Vereinserfolge dokumentiert werden. Alle Mitglieder können die Erfolge im Mitglieder-Portal einsehen.

Jeder Erfolg hat einen Titel (z. B. „1. Platz Bezirksmeisterschaft“), eine Sportart/Bereich (z. B. „Fußball“ oder „Ehrenamt“), das Ergebnis (z. B. „Kreismeister Herren A-Klasse“), eine optionale Beschreibung mit Hintergrundinfos, ein optionales Bild (z. B. Siegerehrung, Pokal) und das Datum des Erfolgs.

Ja. Zu jedem Erfolg können Sie ein Bild hochladen — ideal für Fotos von Siegerehrungen, Pokalen, Urkunden oder Mannschaftsbilder. Das Bild wird in der Karten-Übersicht als Vorschau und in der Detailansicht in voller Größe angezeigt.

Ja. Die Erfolge-Seite ist für alle Mitglieder im Mitglieder-Portal zugänglich. Mitglieder können alle Erfolge durchstöbern, aber keine Einträge bearbeiten oder löschen. Das Erfolge-Modul ist ab dem Starter-Plan verfügbar.

Ausführliche Tipps, Hinweise und Best Practices finden Sie auf unserer Tipps-Seite für Vereinserfolge.

VereinsPilot bietet vier Stufen: Free (kostenlos, bis 20 Mitglieder), Starter (19 €/Monat oder 190 €/Jahr, bis 150 Mitglieder), Pro (34 €/Monat oder 340 €/Jahr, bis 500 Mitglieder) und Enterprise (79 €/Monat oder 790 €/Jahr, unbegrenzt). Bei Jahreszahlung sparen Sie 2 Monate.

Alle Daten aus dem Free-Plan bleiben erhalten. Sobald Sie ein kostenpflichtiges Abo (Starter, Pro oder Enterprise) abschließen, werden die zusätzlichen Funktionen und höheren Limits sofort freigeschaltet. Sie können jederzeit upgraden — ohne Datenverlust.

Ja. Alle monatlichen Abonnements sind jederzeit zum Ende des Abrechnungszeitraums kündbar. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine versteckten Kündigungsgebühren. Jahresabonnements verlängern sich automatisch, können aber jederzeit mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden. Nach Kündigung bleibt der Zugang bis zum Ende der bezahlten Laufzeit bestehen – eine Rückerstattung erfolgt nicht.

Alle Daten werden auf einem dedizierten Server bei Hetzner in Nürnberg, Deutschland gespeichert. Der Server steht in einem zertifizierten Rechenzentrum und erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Sensible Bankdaten (IBAN/BIC) werden zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt.

Ja. VereinsPilot wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Alle Daten verbleiben auf deutschen Servern. Die Anwendung bietet DSGVO-Export für jedes Mitglied (Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO), verschlüsselte Bankdaten, rollenbasierte Zugriffssteuerung und ein vollständiges Berechtigungssystem. Mitglieder können über das Portal ihren Account selbst löschen.

VereinsPilot unterstützt alle modernen Browser: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge und Safari. Für die beste Erfahrung empfehlen wir die jeweils aktuelle Version.